Mines : mise en place d’une plateforme de ‘’Gestion Électronique’’ par le Ministère des Mines et de la Géologie

Dans le sens de créer une parfaite cohésion de travail au niveau de son secrétariat central, le ministère des Mines et de la Géologie vient de mettre en place une plateforme dénommée ‘’Gestion Électronique des Courriers(GEC) : gec.mines.gov.gn/en/ajout-de-courrier-public’’.

C’est au cours d’une conférence de presse tenue, ce vendredi 2 Juin 2023 au secrétariat central dudit département animée en connivence avec la cheffe service secrétariat central. Cet outil permettra de dynamiser la circulation des dossiers au sein de ce département.

A l’entame Bachir Camara, secrétaire général du ministère des Mines et de la Géologie, a décliné l’importance de cette plateforme.

« Elle existait avant nous. À notre arrivée, on a fait un diagnostic de la plateforme. On a trouvé qu’il y a des améliorations nécessaires afin de rendre notre travail plus efficace au sein du ministère des Mines et de la géologie. Mais, aussi donner la possibilité à nos partenaires qui viennent nous rencontrer tous les jours de communiquer avec nous sans se déplacer. Il est important de retenir que cette plateforme permet de faire beaucoup de choses. Mais pourquoi on a dit qu’il faut cette plateforme ? Pourquoi la conception du transport de documents entre nous et nos partenaires depuis chez eux ? Cette année, dans la lettre de mission du premier ministre, nous serons évalués sur notre capacité à bien réceptionner les clients. Ceux qui viennent chez nous, doivent nous évaluer pour savoir s’ils sont bien reçus chez nous. C’est-à-dire notre façon de les accueillir au sein du ministère des Mines. Moins les personnes viendraient au sein du ministère, moins on aura un problème de dialogue, de communication. C’est un outil qui permettra d’augmenter notre capacité d’accueil de ces personnes. Avec cet outil, peu de personnes diront que leurs courriers sont perdus ou ne sont pas arrivés à destination. On va essayer d’éliminer ce problème qui existait. A partir du moment où leur dossier est dans le système et que nous l’avons touché, ils recevront automatiquement un e-mail confirmant que nous avons reçu le courrier. Les traces vont rester dans le système. Ce n’est plus de traces de papiers mais de traces électroniques. Ça permet de dématérialiser et on va utiliser moins de papiers entre nous et nos partenaires ».

Au-delà de tout ça, il estime qu’avec cette plateforme, le ministère des Mines sera capable de s’assurer directement que les documents qui arrivent sont électroniquement archivés.

« On aura plus de problème à dire où sont les documents de 2022, 2021, 2023,… Cette plateforme nous permet vraiment d’archiver toute cette documentation. Donc, c’est une amélioration continue de ce qu’on a trouvé. Ça permet également de faciliter le travail du secrétariat central en terme de gestion, de rencontre. On a en moyenne environ 50 courriers qui arrivent par jour. Tout ceci peut nous aider de loin et nous permettre d’avancer. Que les partenaires et l’ensemble des populations sachent que désormais, il y a cet outil qui va servir d’interface entre nous. Cet outil est plus rassurant que des personnes qui transportent des courriers ici. On rentre en saison de pluie. S’il y a une journée pluvieuse alors que vous avez un courrier urgent à déposer, il suffit juste d’aller sur la plateforme avec ce lien : gec.mines.gov.gn/en/ajout-de-courrier-public », a-t-il ajouté.

Pour sa part Fanta Conté, cheffe service secrétariat central indique, que le département des Mines a été l’un des premiers à installer la plateforme GEC : «

par rapport à la circulation des courriers, je peux dire que depuis l’installation de cette plateforme, le travail est vraiment facile avec. Avant la méthode manuelle créait beaucoup de problèmes. Les gens qui venaient déposer les courriers se plaignaient de la perte de leurs courriers ou bien le traitement prenait du temps.
Certes auparavant les courriers trainaient de nos jours en cinq minutes on peut traiter un courrier, parce que quand nous recevons les courriers, nous essayons de les numériser à travers le scanneur et on met sur la plateforme. Une fois qu’il est sur la plateforme, il est traité en cinq minutes », indique-t-elle.

Ibrahima Limbita Camara